W kontekście przechowywania dokumentacji dotyczącej szkoleń BHP, należy wziąć pod uwagę programy szkoleniowe dla różnych grup stanowisk, dzienniki zajęć, protokoły przebiegu egzaminów oraz rejestr wydanych zaświadczeń o ukończeniu szkolenia. Warto zaznaczyć, że nie ma obowiązujących przepisów prawnych regulujących czas przechowywania takiej dokumentacji. Niemniej jednak, zasadnym jest przechowywanie jej przez okres ważności szkolenia, któremu został poddany pracownik.
W przypadku odpisu zaświadczenia potwierdzającego odbycie szkolenia BHP, istnieje obowiązek przechowywania go przez pracodawcę zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Wspomniany odpis powinien znaleźć się w części B akt osobowych, czyli w zbiorze dokumentów dotyczących nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia. Okres przechowywania takiej dokumentacji wynosi 50 lat od zakończenia pracy przez pracownika.
Pracodawca zgodnie z art. 94 pkt 9b ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w sposób uniemożliwiający ich uszkodzenie lub zniszczenie.
Jak długo trzeba przechowywać dokumentację powypadkową?
W jakim okresie pracodawca powinien przechowywać dokumentację powypadkową i czy należy ją przekazywać do archiwum państwowego? Na mocy art. 234 § 1 Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek podjąć niezbędne działania, aby eliminować lub ograniczać zagrożenia, zapewnić udzielanie pierwszej pomocy osobom poszkodowanym oraz ustalić okoliczności i przyczyny wypadku, a także zastosować odpowiednie środki zapobiegające podobnym zdarzeniom w przyszłości.
W przypadku wypadku przy pracy, zgodnie z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 1 lipca 2009 r., analizuje się okoliczności i przyczyny zespołu powypadkowego, złożonego z pracownika służby bhp i społecznego inspektora pracy. Powinno się to dokonać nie później niż w terminie 14 dni od dnia otrzymania zawiadomienia o wypadku, a następnie sporządzić protokół powypadkowy według wzoru ustalonego w przepisach rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 16 września 2004 r.
Zgodnie z art. 234 § 31 Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji powypadkowej przez okres 10 lat. Po upływie tego czasu, pracodawca może ją zniszczyć. Jednak w przypadku upadłości lub likwidacji zakładu pracy przed upływem okresu 10 lat, pracodawca powinien wskazać podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej, który przejmie dokumentację powypadkową do dalszego przechowywania na zasadach określonych w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 14 lipca 1983 r. Jeśli pracodawca nie jest w stanie pokryć kosztów przechowywania dokumentacji, archiwum państwowe przejmuje dokumentację.
